Un réunion qui se passe dans les meilleures conditions dépend de plusieurs facteurs dont le plus important est le choix de la salle. Qu’il s’agisse d’une réunion privée ou professionnelle, le lieu où elle se tiendra n’est pas à prendre à la légère. La réussite de votre réunion en dépend. Cela dit, choisir le lieu idéal pour une réunion n’est pas toujours facile. Comment savoir si une salle est mieux adaptée qu’une autre ? Pour vous aider dans vos recherches, voici 5 conseils qui vous seront certainement d’une grande aide.
La localisation
Le premier élément qui mérite réflexion est la location de la salle de réunion. Pour éviter que les personnes qui vont assister à la réunion ne rencontrent des difficultés à y venir, il est préférable de choisir une salle qui se trouve à proximité de votre entreprise (si vous êtes le dirigeant d’une société). Si vous êtes un particulier, choisissez une salle qui ne soit ni trop éloignée ni trop près de vos invités. Gardez également en esprit que le temps que mettra les membres à venir dans la salle est conditionnée par les flux routiers. Cela sous entend donc que vous devriez louer une salle accessible. Veillez aussi à ce que l’adresse soit facile à trouver. Si un ou plusieurs de vos invités sont sujets à un handicap physique, évitez de louer une salle de réunion située à l’étage d’un bâtiment sans ascenseur. Le lieu que vous aurez choisi devra aussi disposer d’un parking pour accueillir les véhicules des participants. Idéalement, privilégiez une salle située dans un lieu calme et apaisant, loin des bruits de voitures.
La grandeur
Le deuxième critère pour choisir une salle est sa grandeur. Pour que vos invités ne se sentent pas à l’étroit, choisissez un endroit suffisant grand pour les accueillir. La salle doit évidement être convenablement équipée. Elle devra contenir des mobiliers confortables, d’un écran de projection, d’un projecteur ou bien d’une télévision assez grande pour assurer une meilleure visibilité. Mais ce n’est pas tout, il est aussi nécessaire qu’elle soit équipée d’une connexion internet, d’un téléphone et d’une imprimante. Pour offrir le meilleur confort à vos invités, préférez une salle climatisée.
La disposition
Si vous envisagez d’organiser une réunion de type formation, recherchez les salles qui ont une configuration similaires aux salles de classes et aux écoles. Si la formation nécessite quelques échanges entre les participants, privilégiez une salle disposant d’une table en U. Enfin, si vous organisez une réunion pendant laquelle vous allez faire une présentation, faire un séminaire, exposer des statistiques ou valoriser un produit, choisissez une salle avec une disposition théâtrale.
L’ambiance
Avant de répondre à cette question, il vous incombe de déterminer le ton que vous souhaitiez donner à votre événement. Pour une réunion professionnelle, préférez une salle moins conventionnelle comme un espace de coworking ou un gîte. Dans le cadre d’un brainstorming, privilégiez une salle raffinée, atypique, cosy et colorée pour donner plus d’inspirations aux membres et favoriser la créativité et l’émergence des idées innovantes. Pour cette deuxième option, de nombreuses options s’offrent à vous (hôtels, centre d’affaires…).
Les pause-cafés et les pauses déjeuner
Toutes les réunions sont généralement longues. Pour retenir l’attention de votre auditoire et de leur permettre de s’abreuver, de prendre un petit en-cas et de retrouver des forces, il est conseillé d’organiser des breaks, voire une pause déjeuner, si la réunion commence le matin et ne se termine qu’en début d’après-midi. Pensez donc à louer une salle dotée d’un espace détente, d’un réfectoire et de plusieurs distributeurs à boisson.
Vous voilà maintenant prêt à choisir la salle qu’il vous faut. Pour simplifier vos recherches, vous pouvez toujours faire appel à une société spécialisée dans la location de salles de réunion et de séminaire comme l’espace DU CÔTÉ DE LA TRINITÉ, situé à Paris.